• Olulised momendid

    • Sekretär on vajalik meeskonnaliige, kelle ülesanne on korraldada asutuse ajaajamist.
    • Tema peamised kohustused on tagada sujuv infovahetus, abistada kolleege, teenindada kliente ning korraldada kirjavahetust ja arhiivitööd.
    • Sekretäri tähtsad isikuomadused on oskus suhelda, koostöövõime, sõbralikkus ja positiivsus.
    • Sekretär peab olema oma töös täpneja kohusetundlik.
  • Töö iseloom

    Sekretär on justkui ettevõtte süda, kelle ülesanne on toetada ettevõtte toimimist. Sekretäri teene on see, kui kogu asjaajamine ja kontorikorraldus laabub tõrgeteta ning ülejäänud meeskond saab pühenduda oma põhitööle.

    Sekretär on töötaja, keda inimesed kontorisse sisenedes kõige esimesena kohtavad, mistõttu nimetatakse sekretäre tihti kontori visiitkaardiks. Sekretär peab pidevalt inimestega suhtlema ja olema kättesaadav.

    Olenevalt konkreetsetest tööülesannetest ja vastutusest võib sekretäri ametinimetus olla:

    • andmesisestaja,
    • asjaajaja,
    • assistent,
    • juhatuse sekretär,
    • dokumendihalduse spetsialist,
    • sekretär,
    • kontorispetsialist,
    • sekretär-personalispetsialist,
    • sekretär ja raamatupidaja abi.

    Sekretäri peamised tööülesanded asutuses:

    • organisatsiooni kommunikatsioon ehk infovahetuse tagamine;
    • sise- ja välisklientide teenindamine;
    • dokumenteerimine;
    • dokumendihalduse korraldamine;
    • arhiivitöö korraldamine;
    • sisekommunikatsioon;
    • nõustamine dokumendihaldusküsimustes.

    Lisaks võib sekretär kokku puutuda reisikorralduse, koosolekute protokollimise ja tõlke või paljundustööde korraldamisega.

    Tänapäeva sekretäridelt oodatakse sageli enamat kui ainult ülaltoodud ülesannete täitmist. Näiteks juhiabina tuleb sekretäril tegeleda märksa keerukamate ülesannetega. Ta peab valdama valdkonna terminoloogiat ja tundma seadusi, et vormistada vajaminevat dokumentatsiooni.

    Juhiabi peamised tööülesanded:

    • juhi või juhtide ajakava koordineerimine;
    • juhile vajalike materjalide (esitlused, aruanded, ettekanded jne) ettevalmistamine;
    • nõupidamiste, lähetuste, vajaduse korral ühisürituste korraldamine;
    • büroo tööprotsesside haldamine ja juhtimine;
    • dokumendihalduse korraldamine ja nõustamine, vajaduse korral dokumendihaldust ja muud asjaajamist reguleerivate normdokumentide koostamine;
    • sise- ja väliskommunikatsiooni korraldamine, organisatsiooni veebilehe haldamine;
    • hästitoimiva töökeskkonna tagamine;
    • juhiabi haldusalas olevate tegevuste eelarve koostamine ja selle täitmise jälgimine;
    • meediakajastuste jälgimine ja vajaliku teabe vahendamine.
  • Töökeskkond

    Sekretäri tööaeg on üldjuhul kindlaks määratud – enamasti argipäeviti kella 17-ni õhtul. Töörütm võib olla nii vahelduv kui ka rutiinne ning mitmesuguste ülesannetega.

    Sekretär töötab siseruumides.Olenevalt kvalifikatsioonist on sekretäride tööolud erinevad, seega võib sekretäri töölaud asuda nii asutuse fuajees kui ka selleks eraldi ettenähtud töökabinetis.

    Sekretäri töö on valdavalt istuva loomuga, mistõttu võivad kimbutama hakata seljahädad ja teised vähesest liikuvusest põhjustatud tervisehäired. Suur koormus langeb ka silmadele, sest põhitöö toimub arvutiekraani ees.

  • Teadmised, oskused, isikuomadused

    Sekretäritöö valdkonna töötajate kutsenõuded ja -eeldused on kinnitatud Kutsekoja kutsestandardis.

    Sekretäri või juhiabi kvalifikatsiooniga töötaja peab:

    • oskama väljendada oma mõtteid suuliselt ja kirjalikult;
    • teadma ja oskama vormistada kõiki haldusdokumente kehtivate standardite järgi;
    • valdama väga heal tasemel eesti keelt;
    • oskama käituda korrektselt, tundma etiketti ja suhtlemispsühholoogiat;
    • tundma ja oskama käsitseda nüüdisaegset bürootehnikat;
    • omama ülevaadet personalitöö alustest ja oskama vormistada vastavat dokumentatsiooni;
    • omama teadmisi arhiivindusest;
    • oskama koostada ametikirju ka vähemalt ühes võõrkeeles;
    • tundma teksti- ja tabelitöötlust;
    • tundma tööohutust ja -tervishoidu.

    Isikuomadustest ja võimetest tulevad sekretäritöös kasuks:

    • koostöövõime,
    • kohanemisvõime,
    • kohuse- ja vastutustundlikkus,
    • süsteemsus,
    • korrektsus,
    • tasakaalukus,
    • sallivus,
    • usaldusväärsus,
    • hea suuline ja kirjalik väljendusoskus,
    • stressitaluvus.

    Sekretäritöö eeldab kliendisõbralikkust, kiiret ja paindlikku tegutsemist ning info konfidentsiaalsuse tagamist, toimetulekut erinevate inimeste ja olukordadega. Sekretäri oskused, teadmised ja hoiakud mõjutavad organisatsiooni mainet.

     

  • Haridus ja väljaõpe

    Sekretäritöö erialase väljaõppe omandamiseks vajalik baas on keskharidus.

    Kutset on võimalik omandada erinevates Eesti kutseõppeasutustes. Kõrgemat eriharidust saab omandada rakenduslikes kõrgkoolides.

    Otsi sobivat kooli Rajaleidja kõrgkoolide andmebaasist ja kutsehariduse andmebaasist.

    Koolinoortel, kes soovivad tulevikus asuda tööle sekretärina, tuleb üldhariduskoolis pöörata enam tähelepanu eesti keelele, võõrkeeltele ja arvutiõpetusele.

  • Töövõimalused

    Sekretärid leiavad tööd peaaegu igas ettevõttes, sest nende töö on seotud ametioskustega, mitte konkreetse tegevusvaldkonnaga. Sekretär võib leida rakendust näiteks koolis, pangas, riigiasutuses, remondi- või koristusteenuseid pakkuvas firmas.

    Tööleasumisel on soodustavaks teguriks erialane väljaõpe ja töökogemus sekretärina. Karjääriväljavaatena võib käsitleda spetsialiseerumist keskastme juhi (nt personalijuhi) assistendiks või arenemist keskastme juhiks.

  • Sissetulek, soodustused

    Sekretäridele makstakse üldjuhul kindlaksmääratud põhipalka. Sekretäride töötasu võib olla väga erinev, olenedes asutuse/ettevõtte tegevusvaldkonnast, asukohast (piirkonnast) ja firmasisesest palgakokkuleppest, aga samuti konkreetsetest tööülesannetest ja vastutusest.

  • Lisateave

    Kutsekoja Kutseregister

    Kutsekvalifikatsiooni andev organ on Eesti Juhi Abi Ühing.

    Kirjeldust on uuendatud 2012. a sekretäri kutsestandardi põhjal. Aastal 2008 aitas kirjeldust koostada Eesti Juhi Abi Ühing.

  • Lähedased ametid

    Administraator

    Personalitöötaja

    Reisibürootöötaja

    Teabeteenindusametnik