• Olulised momendid

    • Sekretär aitab ettevõttel oskusliku asjaajamisega hästi toimida.
    • Tema peamised tööülesanded on tagada kiire infoliikumine ning korraldada kirjavahetust ja dokumendihaldust.
    • Sekretäriametis on tähtsamad isikuomadused väga hea suhtlemisoskus, täpsus, kohusetundlikkus ja kiirus.
    • Sekretär on tööturul peaaegu alati nõutud, sest tema teenuseid vajatakse igas valdkonnas.
  • Töö iseloom

    Sekretär vastutab selle eest, et asjaajamine kontoris laabuks. Kui ettevõttes on sujuv infoliikumine, hästi ja õigel ajal vormistatud dokumendid, organiseeritud kirjavahetus ning bürootarbed alati olemas, siis on ilmselt sekretär see, kes on oma tööga hästi toime tulnud.

    Kui oleme harjunud kuulma müüte, et sekretär on ettevõttes justkui kohvikeetja, siis tegelikkuses on tänapäeva sekretäri töö võrdne oma ala spetsialisti tööga, sest tema peab valdama asjaajamise põhitõdesid algusest lõpuni ning seda erinevate keerukate programmide abil.

    Sekretärid on universaalsed töötajad, kes pakuvad juhtidele ja kolleegidele mitmekülgset abi, et asutuse asjad toimiksid. Seega eeldatakse neilt täpsust, kiiret reageerimisvõimet ja kohusetundlikkust.

    Tänapäeval oodatakse sekretäridelt väga laialdasi teadmisi, korrektset välimust, meeldivat hoiakut ja head suhtlemisoskust. Sekretär on sageli esimene inimene, kellega klient uksel või telefoni teel kokku puutub, mistõttu võib sekretäri olemus ja suhtumine määrata ka kliendi suhtumise asutusse.

    Sekretäri põhiülesanded:

    • kiire infoliikumise tagamine;
    • kirjavahetuse korraldamine (vastuvõtt, edastamine, kirjade registreerimine);
    • dokumentide nõuetekohane vormistamine;
    • kolleegide abistamine ja klientide teenindamine;
    • bürootarvete tellimine;
    • registrite loomine ja haldamine;
    • koosolekute protokollimine.
  • Töökeskkond

    Sekretärid töötavad kontoris ning nende töölaud on enamasti nähtaval kohal ja kõigile lähedal, sest nende abi vajavad kolleegid väga sagedasti.

    Tööpäev kestab kaheksa tundi ja esmaspäevast reedeni. Enamasti on sekretäri töö selline, kus ei pea tegema ületunde ega töötama nädalavahetustel või õhtuti.

    Sekretäri töö on istuva loomuga, seetõttu võivad tekkida seljahädad ja teised vähesest liikuvusest põhjustatud tervisehäired.

    Suur koormus langeb silmadele, sest suurem osa tööst tuleb tänapäeval teha arvutiga.

  • Teadmised, oskused ja eeldused

    Sekretäri töös on kõige tähtsamad tema isikuomadused, sest need määravad suuresti tema ja ettevõtte edukuse. Sekretärilt oodatakse:

    • positiivsust ja sõbralikkust;
    • täpsust ja kohusetunnet;
    • võimet kiiresti reageerida;
    • iseseisvust;
    • koostöövalmidust.

    Kuna sekretäri töö on seotud osaliselt ka teenindamisega, siis oodatakse temalt väga head emakeele tundmist ja kõrgtasemel suhtlemisoskust.

    Sekretäri peamised oskused ja teadmised:

    • bürootööks vajaliku tehnika, näiteks koopiamasin, faksiaparaat, paberihunt, skanner jt, oskuslik kasutamine;
    • väga heal tasemel arvutiprogrammide tundmine, eriti Word, Excel ja Powerpoint;
    • dokumendihaldus (dokumentide vormistamine, registreerimine, säilitamine jne).
  • Haridus ja väljaõpe

    Sekretäriks saab õppida keskhariduse baasil kutseõppeasutustes ja rakenduslikus kõrgkoolis.

    Otsi sobivat kooli kõrgkoolide õppekavade andmebaasist ja kutsehariduse andmebaasist.

    Sekretäri töökorraldust aitavad kiirendada ja tõhusamaks muuta täienduskoolitused, nt kiirkiri, digitaalne dokumendihaldus, tööohutus, reisikorraldus jpt.

    Koolinoortel, kes soovivad tulevikus asuda tööle sekretärina, tuleb üldhariduskoolis pöörata enam tähelepanu eesti keelele, võõrkeeltele ja arvutiõpetusele.

  • Töövõimalused

    Sekretärid leivad tööd peaaegu kõigil elualadel tegutsevates asutustes ja ettevõtetes, sest iga ettevõte vajab organiseerimisvõimelist abilist.

    Sekretäritöö edasiste karjäärivõimalustena nähakse üldjuhul järgmisi suundi: personalitöötaja, juhiabi, juhi assistent.

    Sekretärid leiavad tööturul tööd enamasti kogu aeg, sest nende teenuseid vajavad peaaegu kõiki valdkondade organisatsioonid. Tema amet ei ole seotud konkreetse valdkonnaga, vaid tema tööst tulenevate ülesannetega, kuigi huvi valdkonna vastu tuleb ainult kasuks.

  • Lisateave

    Kutsekoja Kutseregister

    Kutsekvalifikatsiooni andev organ on Eesti Juhi Abi Ühing.

    Kirjeldust on uuendatud 2012. a sekretäri kutsestandardi põhjal. Aastal 2008 aitas kirjeldust koostada Eesti Juhi Abi Ühing.