Dokumendihaldurid

Prindi Dokumendihaldurid
  • Olulised momendid

    • Dokumendihaldurid on head asjaajajad – nad on laiapõhjalise ettevalmistusega spetsialistid, kellel on teadmised ja oskused dokumentide haldamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ning ‑tehnoloogiast.
    • Dokumendihaldurite töö eeldab süsteemitaju ja loogilist mõtlemist.
    • Dokumendihaldurid peaksid olema hästi kursis oma asutuse eripära ja seadustega.
  • Töö iseloom

    Dokumendihaldurid juhivad asutuse dokumendihaldust. See tähendab, et nende hoole all on dokumentide loomine, saamine, kasutamine ja selleks loodud süsteemi korraldamine. Nende ülesanne on töötada välja alusdokumendid, korraldada arhiivindust ja dokumendihalduskoolitusi ning tegeleda erialase nõustamisega. Töö on seotud juhtimise ja teenindamisega. Olenevalt asutusest võivad dokumendihaldurite tööülesanded erineda.

    Dokumendihalduri tööülesannete hulka võivad kuuluda:

    • dokumendihaldussüsteemide juhtimine ja arendamine;
    • dokumendihaldussüsteemi kasutajajuhendite koostamine;
    • dokumendimallide ja -vormide koostamine;
    • kasutajate juhendamine ja koolitamine;
    • dokumendihaldussüsteemi kasutamise jälgimine;
    • dokumendihaldusteabe edastamine asutuses: teabepäevad, info siseveebis.

    Dokumendihaldurite ametinimetused võivad olla dokumendihalduse osakonna või kantselei juhataja, dokumendihalduse spetsialist, büroojuht, dokumendihalduse projektijuht, dokumendihalduse tarkvara konsultant, infojuht jne. Tööülesanded koosnevad üldjuhul eelmainitud kohustustest, kuid juhiametis tuleb juhtida ka alluvate dokumendihaldurite tööd.

  • Töökeskkond

    Dokumendihalduritele on tavapärane töökeskkond kontor. Olenevalt tööst võib ette tulla kontorisisest liikumist, sest dokumendihaldurid peaksid tegema koostööd peaaegu kõigi teiste töötajatega. Aeg-ajalt võib töö viia haldurid ka dokumendihoidlasse ehk arhiivi.

    Dokumendihaldurid peavad palju arvutiga töötama. Peale reaalsete dokumentide on see nende peamine töövahend. Üldiselt on töö istuva loomuga. Seepärast võivad neid kimbutada tüüpilised kontoritöötaja tervisehädad, mis tulenevad vähesest liikumisest. Suur koormus langeb ka silmadele ja randmetele.

    Dokumendihaldurite tavaline tööpäev on argipäeviti kaheksa tundi. Tavaliselt dokumendihalduritelt ületundide tegemist ei nõuta, kuid erandolukorras võib seda juhtuda.

  • Teadmised, oskused, isikuomadused

    Dokumendihaldurid peaksid olema väga hästi kursis asutuse tegevuse ja eesmärkidega, et juhtkonnaga koostöös hoolitseda asutuse tegevuse korrektse dokumenteerimise ja arhiveerimise eest. Selleks on vajalikud teadmised ja oskused dokumendihaldusest ning arhiivindusest. Kuna suur osa tööst on seotud andmebaasidega arvutis, tuleks tunda ka infotöötlust ja -tehnoloogiat.

    Dokumendihalduritel peaksid olema teadmised suhtlemise eripärast organisatsioonis – milliseid kanaleid mööda teave liigub, kes mille eest vastutab. Nad peaksid orienteeruma seadusandluses ja õigusaktides, et dokumendid oleksid korrastatud. Näiteks võiks tunda arhiivi-, avaliku teabe ja haldusmenetluse seadusi.

    Dokumendihaldurite tööülesannete mitmekesisus nõuab paindlikku ja kiiret tegutsemist, korrektsust, täpsust, püsivust ning kohusetundlikkust. Neile tuleb kasuks loogiline ja süstemaatiline mõtlemine ning hea planeerimisoskus. Kuna dokumendihaldurid puutuvad töös kokku konfidentsiaalse teabega, tuleb neil väga hoolsalt järgida eetikanõudeid.

    Dokumendihaldurite töös annab eelise hea suhtlemisoskus, kehtestamisvõime, koostöövalmidus ning suuline ja kirjalik väljendusoskus.

    Dokumendihalduritel on võimalik taotleda kutsestandardit, mis on tunnistus nende oskustest ja võib tööotsinguil kasulik olla. Kutsestandardi süsteemi ja selle nõuete kohta leiad lisateavet Kutsekoja kodulehelt.

  • Haridus ja väljaõpe

    Dokumendihalduritelt eeldatakse enamjaolt kõrgharidust. Otsi sobivat õppeasutust Rajaleidja kõrgkoolide andmebaasist.

    Kasulik oleks osaleda dokumendihalduritele mõeldud koolitustel, mida korraldab nt erialaliit.

    Dokumendihaldusest huvitunud õpilasel tasuks üldhariduskoolis tähelepanu pöörata emakeelele, ühiskonnaõpetusele ja ka matemaatikale, et arendada loogilist mõtlemist.

  • Töövõimalused

    Dokumendihaldurid leiavad tööd nii avalikus kui ka erasektoris. Erasektori dokumendihalduril võib tööl olla rohkem võimalusi loominguliseks käsitluseks, sest avaliku sektori dokumendihaldus on seadustega enam piiratud.

    Dokumendihalduritel on mitmeid karjäärivõimalusi. Erialase tegevuse kaudu saavad nad kaasa rääkida dokumendihalduse arengusuundade arendamisel. Heade eelduste puhul saab dokumendihaldur tööle asuda avalikus sektoris tippspetsialistina või dokumendihaldussüsteeme pakkuvas firmas koolitaja, konsultandi, analüütiku või dokumendihalduse valdkonna juhina.

    Dokumendihaldus on arenev valdkond, mis tähendab, et sellega hakatakse tulevikus üha enam ja sisukamalt tegelema.

  • Sissetulek, soodustused

    Dokumendihaldurite töötasu oleneb konkreetsest ametikohast, asutuse tegevusvaldkonnast ja suurusest, töö keerukusest, täpsetest tööülesannetest ning vastutusest. Tavaliselt saab dokumendihaldur kuutasu.

  • Lisateave

    Dokumendihaldureid ühendab ja kutsekvalifikatsiooni väljastab MTÜ Dokumendihaldurite Ühing.

    Dokumendihaldurite kutsestandardit ja selle nõudeid saab uurida Kutsekoja kodulehelt. 

    Dokumendihaldurite töös vajalikku süstematiseerimisoskust, täpsust ja korrektsust on vaja ka sekretäri, juhiabi, arhivaari ning raamatukoguhoidja töös.

    Kirjeldust on uuendatud 2012. a koostöös MTÜ Dokumendihaldurite Ühinguga.

  • Lähedased ametid

    Sekretär. Sekretär aitab ettevõttel oskusliku asjaajamisega hästi toimida. Tema peamised tööülesanded on tagada kiire infoliikumine ning korraldada kirjavahetust ja dokumendihaldust. Sekretäriametis on tähtsamad isikuomadused v&aum...

    Loe täpsemalt »

    Raamatukoguhoidja. Raamatukoguhoidja vastutab raamatukogu süsteemse toimimise eest – laenutab ja tellib erinevaid väljaandeid, vahendab teavet, suhtleb klientidega ning hoolitseb raamatute säilimise ja hõlpsalt leitavuse eest. Raamatukoguhoidja tö&ou...

    Loe täpsemalt »

    Arhivaar

    Juhiabi