Dokumendihaldur

Prindi Dokumendihaldur
  • Olulised momendid

    • Dokumendihaldur on laiapõhjalise ettevalmistusega spetsialist, kellel on teadmised ja oskused dokumentide haldamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ning -tehnoloogiast.
    • Dokumendihaldureid vajatakse nii avalikus kui ka erasektoris.
    • Dokumendihalduril peab olema täielik ülevaade organisatsiooni tegevusest ja eesmärkidest.
    • Sobid dokumendihalduriks, kui oled hea süsteemitaju ja loogilise mõtlemisega.
  • Töö iseloom

    Dokumendihalduri töö on asutuse dokumendihalduse korraldamine ja selles osalemine. See tähendab, et tema tegeleb dokumentide loomise, kasutamise ja selleks loodud süsteemi korraldamisega asutuses. Tema ülesanne on töötada välja alusdokumendid, korraldada dokumendihalduskoolitusi ja tegeleda erialase nõustamisega. Töö on seotud juhtimise ja teenindamisega. Olenevalt asutusest võivad dokumendihaldurite tööülesanded mõneti erineda.

    Dokumendihalduri ülesandeks võib olla asutuses dokumentide haldamise põhimõtete väljatöötamine, süsteemi loomine. Tema hoolitseb, et organisatsiooni igapäevane asjaajamine ja dokumendiringlus oleks nõuetekohane. Seepärast tegeleb dokumendihaldur ka dokumendihalduse järelevalvega.

    Dokumendihaldur tagab ka dokumenteerimissüsteemi arendamise ja toimimise. Dokumendihaldur peaks märkama süsteemi kitsaskohti ja suutma lahendusi pakkuda. Et süsteem toimiks, peaks terve asutus seda järgima ja mõistma. Dokumendihalduri ülesanne on seda koolituste ja nõustamise abil kindlustada.

    Dokumendihalduri ametinimetused võivad olla dokumendihalduse osakonna või kantselei juhataja, dokumendihalduse spetsialist, büroojuht, dokumendihalduse projektijuht, dokumendihalduse tarkvara konsultant, infojuht jms. Tööülesanded koosnevad üldjuhul eelmainitud kohustustest, kuid juhiametis tuleb juhtida ka alluvate dokumendihaldurite tööd.

  • Töökeskkond

    Dokumendihaldur töötab siseruumides, tavaliselt kontoris. Aeg-ajalt võib ette tulla palju liikumist kontoriruumide vahet, sest suhelda tuleb peaaegu iga töötajaga, aga üldiselt on dokumendihalduri töö istuva loomuga. Ta peab tegema palju tööd arvutis. Seetõttu peaks dokumendihaldur olema ettevaatlik istuva eluviisi hädade suhtes. Suur koormus langeb ka silmadele ja randmetele.

    Dokumendihaldur töötab enamasti argipäeviti kaheksa tundi päevas. Ületunde tuleb teha vaid erandjuhul.

  • Teadmised, oskused ja eeldused

    Dokumendihalduri töökohal on vajalikud teadmised ja oskused dokumendihaldusest, arhiivitööst, infotöötlusest ning -tehnoloogiast. IT-valdkonna kiire arengu tõttu tuleb dokumendihalduril end pidevalt täiendada ja uute arengusuundadega kursis olla. Dokumendihalduril peavad olema head ühiskonnateadmised ning ta peab tundma kutsealaga seotud riiklikke ja rahvusvahelisi õigusakte, juhiseid ning standardeid.

    Dokumendihalduri töö mitmekesisus nõuab paindlikku ja kiiret tegutsemist, korrektsust, täpsust, püsivust ning kohusetundlikkust. Hea dokumendihaldur mõtleb loogiliselt ja süstemaatiliselt ning suudab oskuslikult planeerida.

    Dokumendihalduri töö on seotud inimeste ja teabe juhtimise ning teenindamisega, mis eeldab kõrgtasemel suhtlemisoskust, kehtestamis-, koostöö-, otsustus- ja vastutusvõimet ning head suulist ja kirjalikku väljendusoskust. Dokumendihaldur puutub oma töös kokku konfidentsiaalse teabega, mis seab talle kõrged eetikanõuded.

    Dokumendihalduril on võimalik taotleda kutsetunnistust, mis tõendab ametialast pädevust ja võib tööotsinguil kasuks olla. Kutsestandardi süsteemi ja selle nõuete kohta leiad lisateavet dokumendihaldurite kutsestandardi alamlehelt, mis on saadaval Kutsekoja kodulehel.

  • Haridus ja väljaõpe

    Dokumendihaldurilt eeldatakse tavaliselt kõrgharidust. Otsi sobivat õppeasutust kõrgkoolide õppekavade andmebaasist. Kasulik oleks osaleda dokumendihalduritele mõeldud koolitustel, mida korraldab näiteks kutseliit Dokumendihaldurite Ühing.

    Tulevast dokumendihaldurit toetab üldhariduskoolis hoolikas emakeele ja ühiskonnaõpetuse õppimine. Tähelepanu tasuks pöörata ka matemaatikale, et arendada loogilist mõtlemist.

  • Töövõimalused

    Dokumendihaldur töötab nii avalikus kui ka erasektoris. Erasektori dokumendihalduril võib tööl olla rohkem võimalusi loominguliseks käsitluseks, sest avaliku sektori dokumendihaldus sõltub seadustest rohkem.

    Dokumendihalduril on mitu karjäärivõimalust. Erialategevuse kaudu on võimalik panustada dokumendihalduse arengusuundade loomisse. Dokumendihaldur võib töötada näiteks avalikus sektoris dokumendihalduse tippspetsialistina või end proovile panna dokumendihaldussüsteeme pakkuvas firmas konsultandi, analüütiku, projektijuhi või dokumendihalduse valdkonna juhina.

    Dokumendihaldus on arenev valdkond, mis tähendab, et sellega hakatakse tulevikus üha rohkem ja sisukamalt tegelema.

  • Sissetulek, soodustused

    Dokumendihaldurite töötasu oleneb konkreetsest ametikohast, asutuse tegevusvaldkonnast ja suurusest, töö keerukusest, täpsetest tööülesannetest ning vastutusest. Tavaliselt saab dokumendihaldur kuutasu.

  • Lisateave

    Dokumendihaldureid ühendab ja kutsekvalifikatsiooni väljastab MTÜ Dokumendihaldurite Ühing.

    Dokumendihaldurite kutsestandardit ja selle nõudeid saab uurida dokumendihaldurite alamlehelt, mis on saadaval Kutsekoja kodulehel.

    Kirjeldust on uuendatud 2015. a koostöös MTÜ Dokumendihaldurite Ühinguga.

  • Lähedased ametid

    Sekretär. Sekretär aitab ettevõttel oskusliku asjaajamisega hästi toimida. Tema peamised tööülesanded on tagada kiire infoliikumine ning korraldada kirjavahetust ja dokumendihaldust. Sekretäriametis on tähtsamad isikuomadused v&aum...

    Loe täpsemalt »

    Raamatukoguhoidja. Raamatukoguhoidja vastutab raamatukogu süsteemse toimimise eest – laenutab ja tellib erinevaid väljaandeid, vahendab teavet, suhtleb klientidega ning hoolitseb raamatute säilimise ja hõlpsalt leitavuse eest. Raamatukoguhoidja tö&ou...

    Loe täpsemalt »

    Arhivaar

    Juhiabi